Handtekeningvriend / Uitleg
Wat zet je in je e-mailhandtekening?
Een goede handtekening is kort en duidelijk. Hier lees je wat erin hoort, voor je werk en privé, en wat je beter weglaat.
Laatst gecontroleerd op 13 oktober 2026
Het minimum
Voor privémail is je naam genoeg. Wil je dat mensen je makkelijk bellen, zet er dan een telefoonnummer onder. Meer hoeft niet.
Voor je werk
Voor zakelijke mail is dit een goede basis:
- je naam;
- je functie, zodat de ontvanger weet waar hij je voor kan benaderen;
- de naam van je bedrijf;
- één telefoonnummer waarop je echt bereikbaar bent;
- de website van je bedrijf.
Je mailadres lijkt overbodig, want de ontvanger heeft het al. Toch is het handig: als je mail wordt doorgestuurd, staat het er nog steeds bij.
Heb je een bedrijf? Vergeet je KVK-nummer niet
Volgens de KVK moet het KVK-nummer van je bedrijf op brieven, offertes, facturen, je website en zakelijke e-mails staan. Dat geldt ook voor zzp’ers en eenmanszaken.
Er zijn uitzonderingen, zoals verenigingen en stichtingen zonder onderneming, verenigingen van eigenaars, de overheid en kerkgenootschappen.
Op Handtekeningvriend vul je het in bij KVK-nummer, onder Werk.
Welke afsluiting kies je?
| Afsluiting | Wanneer |
|---|---|
| Met vriendelijke groet, | Altijd goed, vooral als je de ontvanger niet kent. |
| Vriendelijke groet, | Iets korter, voor zakelijke mail aan bekenden. |
| Hartelijke groet, | Warm en persoonlijk, voor mensen die je kent. |
| Groet, | Kort en zakelijk, bijvoorbeeld voor collega’s. |
| Groetjes, | Informeel, voor vrienden of collega’s die je goed kent. |
| Liefs, | Voor familie en goede vrienden. |
Twijfel je? Kies dan Met vriendelijke groet. Daar zit je nooit naast.
Wat je beter weglaat
- Citaten en spreuken. Leuk voor jou, maar de ontvanger leest ze onder elke mail opnieuw.
- Meer dan één of twee telefoonnummers. Kies het nummer waarop je echt opneemt.
- Grote afbeeldingen en banners. Ze maken je mail zwaar, en veel mailprogramma’s tonen ze niet meteen.
- Een logo als bijlage. Dan krijgt elke mail een bijlage, wat verwarrend is. Gebruik een link naar je logo.
- Veel kleuren en lettertypen. Eén accentkleur en één lettertype ogen rustiger.
- Een lange disclaimer. Die maakt je handtekening lang en wordt zelden gelezen. Gebruik hem alleen als je werkgever dat vraagt.
Hoe lang mag hij zijn?
Houd je handtekening op vier tot zes regels. Alles wat langer is, scrolt de ontvanger voorbij. Voor je telefoon is een nog kortere versie handig, bijvoorbeeld alleen je naam en telefoonnummer.
Nog geen handtekening?
Maak hem in een minuut. Alleen je naam is nodig.
Bronnen
KVK: KVK-nummer, goed om te weten. Menu’s kunnen per versie iets anders heten; wij controleren deze uitleg regelmatig.